¨TEMA 1: MANEJO DE CAJA
ü ACTIVIDAD A REALIZAR
° P.U.C – Descripciones y Dinámicas: Las descripciones expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas.
Las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.
° Activos Corrientes: Son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones.
"Ciclo de Operaciones" es el tiempo promedio de retorno del efectivo invertido en inventarios, después de su venta como producto terminado, transformación en una cuenta por cobrar y posterior recaudo, no necesariamente deberá entenderse períodos de un año o menos. Habrá sectores y empresas en las cuales el ciclo de operación puede ser mayor a un año, y no por ello algunos de sus activos, como por ejemplo inventarios, habrán de ser excluidos del activo corriente; esto quiere decir que si el ciclo normal de operaciones es mayor de un año, se considerará la duración del ciclo como base para la clasificación como activo corriente o no corriente.
De acuerdo al Plan Único de Cuentas y a la definición de activos corrientes, las partidas que lo integran son el disponible, las inversiones temporales o de pronta realización, los deudores, los inventarios y los gastos pagados por anticipado, incluyendo dentro de éstos últimos algunos cargos diferidos.
· Disponible: Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y que puede utilizar para fines generales o específicos. Bajo esta denominación se pueden agrupar los saldos en caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras, las remesas en tránsito y los fondos o dineros en poder de funcionarios de la empresa y que están destinados para atender cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en la prestación de servicios o adquisición de elementos para el normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba “efectivo”.
El grupo Disponible se clasifica en las siguientes cuentas:
1105
Caja
1110
Bancos
1115
Remesas en tránsito
1120
Cuentas de ahorro
1125
Fondos
Caja
1110
Bancos
1115
Remesas en tránsito
1120
Cuentas de ahorro
1125
Fondos
El efectivo debe valuarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance. Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante del disponible.
Los sobregiros bancarios se presentan como un pasivo a corto plazo, aún en el evento de que existan otras cuentas corrientes con saldo disponible con la misma institución, salvo que exista un convenio de compensación entre cuentas.
1205
Acciones
1210
Cuotas o partes de interés social
1215
Bonos
1220
Cédulas
1225
Certificados
1230
Papeles comerciales
1235
Títulos
1240
Aceptaciones bancarias o financieras
1245
Derechos fiduciarios
1250
Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS)
1255
Inversiones obligatorias
1260
Cuentas en participación
1295
Otras inversiones o cualquier otro documento negociable adquirido con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez
1299
Provisiones
Los sobregiros bancarios se presentan como un pasivo a corto plazo, aún en el evento de que existan otras cuentas corrientes con saldo disponible con la misma institución, salvo que exista un convenio de compensación entre cuentas.
1205
Acciones
1210
Cuotas o partes de interés social
1215
Bonos
1220
Cédulas
1225
Certificados
1230
Papeles comerciales
1235
Títulos
1240
Aceptaciones bancarias o financieras
1245
Derechos fiduciarios
1250
Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS)
1255
Inversiones obligatorias
1260
Cuentas en participación
1295
Otras inversiones o cualquier otro documento negociable adquirido con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez
1299
Provisiones
· Inversiones Temporales: Por los excesos de liquidez momentánea que pueda tener una empresa, se acostumbra su inversión, en forma temporal, con el ánimo de generar alguna clase de rentabilidad, a cambio de su permanencia como recursos ociosos. Estas inversiones temporales pueden estar representadas en:
Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de interés se contabilizan por su costo de adquisición; las demás inversiones, como bonos, cédulas y certificados de depósito a término (CDT) entre otros, se registran por su valor nominal y la diferencia en caso de presentarse entre éste último y el costo de adquisición se debe registrar en una cuenta auxiliar complementaria, denominada "descuento por amortizar" o "prima por amortizar".
El costo histórico de adquisición incluye las sumas necesarias en que se incurre para adelantar la operación de compra de la inversión, el cual, para el caso de acciones y aportes, se ajustará mensual o anualmente por el PAAG, para reconocer el efecto de la inflación. En cambio, los bonos, títulos y demás papeles que generan rendimientos financieros y se cotizan en bolsa de valores, no son objeto de ajustes por inflación.
Son temporales aquellas inversiones que representan valores negociables, es decir que cotizan en bolsas de valores o son operados a través del sistema financiero y que pueden ser convertidos en dinero en el corto plazo, normalmente dentro de los doce meses siguientes a la fecha de publicación del respectivo balance.
Si a la fecha del balance existieren rendimientos financieros causados pero no cobrados, se registrarán como una cuenta por cobrar (cuenta 1345) y, como contrapartida, se debe contabilizar un crédito en la correspondiente cuenta de ingreso (cuenta 4210).
· Deudores: Dentro de la partida de deudores se registran los valores a favor de la empresa y a cargo de los clientes, ya sean estos nacionales o extranjeros, por concepto de ventas de mercancías, servicios o contratos realizados en desarrollo del objeto social, así como la financiación de los mismos. La partida comprende:
El costo histórico de adquisición incluye las sumas necesarias en que se incurre para adelantar la operación de compra de la inversión, el cual, para el caso de acciones y aportes, se ajustará mensual o anualmente por el PAAG, para reconocer el efecto de la inflación. En cambio, los bonos, títulos y demás papeles que generan rendimientos financieros y se cotizan en bolsa de valores, no son objeto de ajustes por inflación.
Son temporales aquellas inversiones que representan valores negociables, es decir que cotizan en bolsas de valores o son operados a través del sistema financiero y que pueden ser convertidos en dinero en el corto plazo, normalmente dentro de los doce meses siguientes a la fecha de publicación del respectivo balance.
Si a la fecha del balance existieren rendimientos financieros causados pero no cobrados, se registrarán como una cuenta por cobrar (cuenta 1345) y, como contrapartida, se debe contabilizar un crédito en la correspondiente cuenta de ingreso (cuenta 4210).
· Deudores: Dentro de la partida de deudores se registran los valores a favor de la empresa y a cargo de los clientes, ya sean estos nacionales o extranjeros, por concepto de ventas de mercancías, servicios o contratos realizados en desarrollo del objeto social, así como la financiación de los mismos. La partida comprende:
1305
Clientes
1310
Cuentas corrientes comerciales
1315
Cuentas por cobrar a casa matriz
1320
Cuentas por cobrar a vinculados económicos
1323
Cuentas por cobrar a directores
1325
Cuentas por cobrar a socios y accionistas
1328
Aportes por cobrar
1330
Anticipos y avances
1332
Cuentas de operación conjunta
1335
Depósitos
1340
Promesas de compraventa
1345
Ingresos por cobrar
1350
Retención sobre contratos
1355
Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor
1360
Reclamaciones
1365
Cuentas por cobrar a trabajadores
1370
Préstamos a particulares
1380
Deudores varios
1385
Derechos de recompra de cartera negociada
1390
Deudas de difícil cobro
1399
Provisiones
A las cuentas de deudores se les deberá restar la provisión efectuada para cubrir eventuales pérdidas de créditos, como resultado de cuidadosos análisis efectuados a cada una de las cuentas que conforman el grupo de cuentas por cobrar.
§ Control Interno Del Efectivo: Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
· División del trabajo
· Delegación de autoridad
· Asignación de responsabilidades
· Promoción de personal eficiente
· Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
· Efectivo en caja
· Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
· Operaciones en el mostrador (ventas)
· Ingresos ejecutados por cobradores
· Remesas por correos
§ Caja Chica: Es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
Control Interno de la Caja Chica:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
§ Caja General: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
§ Entradas de Efectivo: Se les considera a los valores provenientes de la venta de bienes o prestación de servicios, recaudo de clientes, cobro de intereses y rendimiento sobre inversiones y las salidas de efectivo, los pagos de mercancía y servicios materias primas e insumos, pagos a proveedores, pagos a otros acreedores por conceptos relacionados con la actividad de operación, pagos de nomina o prestaciones sociales, pagos por intereses impuestos.
§ Salidas de Efectivo: Son el reembolso en efectivo de aportes, pagos de préstamos de dividendos a su equivalente.
§ Fondo de Caja Menor: La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
Constitución del Fondo de Caja Menor: Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
110510
100.000
111005
100.000
100.000
111005
100.000
Reembolso de Caja Menor: Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
El fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, ya que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta un gran error, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo procedimiento de reembolso de caja menor.
° Activos Financieros: Son aquellos productos, pagarés, letras, bonos, acciones que el emisor utiliza para financiarse. Por tanto, es el inversor quien adquiere estos activos financieros.
Es un activo intangible que poseemos y que tiene cierto valor de cambio.
Activos Tangibles son aquellos activos cuyo valor depende de sus propias características (edificio, mesa, solar,...).
Por lo general es un documento legal que representa una inversión o un derecho económico para quien está entregando el dinero y es un mecanismo de financiación para quien está emitiendo recibiendo el dinero en préstamo. También existen otros tipos de Activos Financieros que no necesariamente son documentos.
La entidad o persona que expide este documento llamado emisor, adquiere una obligación de carácter económico con la persona o entidad que adquiere el Título, y este último a su vez espera recibir renta o retorno por la inversión realizada, este se denomina beneficiario.
Características de los Activos Financieros:
1. Liquidez: La proporciona el mercado financiero donde el efectivo financiero se negocia.
2. Rentabilidad: Capacidad de obtener resultados. La rentabilidad de los activos financieros la obtendremos bien en cobros de dividendos o a través de ganancia de capital.
3. Riesgo: Solvencia del emisor del activo financiero para hacer frente a todas sus obligaciones. Cuando mayor es el riesgo que se asume en un activo financiero, mayor es la rentabilidad que se espera obtener. El riesgo se mide a través de la volatilidad; y ésta se mide a través de la desviación típica.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
El fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, ya que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta un gran error, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo procedimiento de reembolso de caja menor.
° Activos Financieros: Son aquellos productos, pagarés, letras, bonos, acciones que el emisor utiliza para financiarse. Por tanto, es el inversor quien adquiere estos activos financieros.
Es un activo intangible que poseemos y que tiene cierto valor de cambio.
Activos Tangibles son aquellos activos cuyo valor depende de sus propias características (edificio, mesa, solar,...).
Por lo general es un documento legal que representa una inversión o un derecho económico para quien está entregando el dinero y es un mecanismo de financiación para quien está emitiendo recibiendo el dinero en préstamo. También existen otros tipos de Activos Financieros que no necesariamente son documentos.
La entidad o persona que expide este documento llamado emisor, adquiere una obligación de carácter económico con la persona o entidad que adquiere el Título, y este último a su vez espera recibir renta o retorno por la inversión realizada, este se denomina beneficiario.
Características de los Activos Financieros:
1. Liquidez: La proporciona el mercado financiero donde el efectivo financiero se negocia.
2. Rentabilidad: Capacidad de obtener resultados. La rentabilidad de los activos financieros la obtendremos bien en cobros de dividendos o a través de ganancia de capital.
3. Riesgo: Solvencia del emisor del activo financiero para hacer frente a todas sus obligaciones. Cuando mayor es el riesgo que se asume en un activo financiero, mayor es la rentabilidad que se espera obtener. El riesgo se mide a través de la volatilidad; y ésta se mide a través de la desviación típica.
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