¨TEMA 1: DOCUMENTOS
° Los Comprobantes: Tienen la posibilidad de generar comprobantes múltiples, lo que significa que se puede tener un comprobante diario de Ingreso, Egreso o Traspaso, esto es que en un comprobante contable se pueden tener todas las contabilizaciones del día.
° Los Comprobantes: Tienen la posibilidad de generar comprobantes múltiples, lo que significa que se puede tener un comprobante diario de Ingreso, Egreso o Traspaso, esto es que en un comprobante contable se pueden tener todas las contabilizaciones del día.
- Comprobante Manual: Genera comprobantes de todo tipo y se contabiliza por todo tipo de operaciones. Aquí se corrigen y/o anulan los comprobantes, se eliminan líneas, se agregan contabilizaciones, etc.
- Pagos Directos: El objeto de esta opción es generar un comprobante de Traspaso, en el cual se pueda contabilizar los derechos de aduana pagados directamente por el cliente, con abono a la cuenta corriente del cliente. No obstante, se puede utilizar para algún otro objetivo, ya que hay que indicarle la cuenta de cargo y la cuenta de abono.
· Pagos de Proveedores: El objeto de esta opción es generar un comprobante de Egreso, y que permite seleccionar los documentos que están pendientes de pago de un proveedor.
· Pagos Varios: Genera un comprobante de Egreso y el objetivo es cancelar desembolsos, no obstante, se puede aplicar en otros casos, ya que hay que indicarle la cuenta de cargo, y a su vez se debe indicar la cuenta de banco.
· Recepción de Cheques
· Provisiones: Genera un comprobante de Ingreso el cual le permite seleccionar los despachos para un cliente determinado.
· Cancelación de Cuentas Corrientes por Facturas: Genera un comprobante de Ingreso y el objetivo es cancelar total o parcialmente la cuenta corriente clientes por número de documento.
· Cancelación de Cuentas Corrientes por Despacho: Genera un comprobante de Ingreso y el objetivo es cancelar parcial o totalmente la cuenta corriente clientes por despacho.
§ Comprobantes de contabilidad de orden interno o externo: Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las partidas asentadas en los libros son de orden Interno o Externo.
§ Comprobantes de orden interno: Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.
§ Comprobantes de orden externo: Son los documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros como las Facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de egreso, los comprobantes de devoluciones, y deben contener la fecha de expedición, número de serie, detalle, valor, y forma de pago cuando fuere pertinente.
° Estatuto Tributario Nacional
Art. 615:
Art. 616: Libro Fiscal de Registro de Operaciones. Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.
Art. 617: La expedición de la factura consiste en la entrega de ésta con el lleno de los requisitos legales; la misma norma permite el mecanismo de máquinas de cintas de máquinas registradoras. Atribuye al Gobierno Nacional la facultad de reglamentar la utilización de la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura de venta y en general los requisitos de las facturas y documentos equivalentes.
Requisitos:
· Estar denominada expresamente como factura de venta.
· Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o presta el servicio.
· Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
· Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
· Registrar la fecha de su expedición.
· Describir de manera específica o genérica los artículos vendidos o los servicios prestados.
· Establecer el valor total de la operación.
· Llevar el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
· Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.
· Contar con una numeración autorizada.
Documentos Equivalentes a la Factura:
· Las boletas de máquinas registradoras.
· Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
· Los boletos de transporte.
· Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.
· Las pólizas de seguros, los títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
· Los extractos expedidos por sociedades fiduciarias y por fondos de inversión, de inversión extranjera, mutuos de inversión, de valores, de pensiones y de cesantías.
· La factura electrónica, que es el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact, de un computador a otro.
¿Quiénes están obligados a facturar?:
· Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
· Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.
· Las personas que enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.
· Los importadores.
· Los prestadores de servicios.
· En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios, las facturas deben ser expedidas a su nombre.
· Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.
· Quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales.
· Las personas que presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen simplificado.
· Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de ellos.
Art. 618: Las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán cumplir las siguientes obligaciones:
· Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
· Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada cliente y numeración respectiva.
· Abstenerse de elaborar facturación en relación con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por parte de dicha empresa la misma numeración.
· Expedir factura por la prestación del servicio, la cual, además de cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá tener la constancia del primero y último número consecutivo de dichos documentos, que haya elaborado al adquirente del servicio.
° Decreto 2649/93
Art. 123: Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
° Soportes y Libros de Contabilidad
§ Soportes:
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
§ Libros de Contabilidad: Las empresas además de elaborar los documentos soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir ciertas exigencias de tipo legal en cuanto a los libros de contabilidad considerados oficiales.
El código de comercio indica respecto a los libros de contabilidad que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios, llevarán necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario, además las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas.
Condiciones o Requisitos Legales:
· Todos los comerciantes tiene obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio.
· Los libros de contabilidad principal son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances, libros de actas.
· Debe llevar los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales.
· La contabilidad se debe llevar en idioma español y por el sistema de partida doble.
· La correspondencia relacionada con el negocio y los comprobantes soportes de las operaciones realizadas y registradas forman parte de la contabilidad.
· Es obligatorio que por lo menos una vez al año, se presente un balance general.
Prohibiciones sobre los Libros de Contabilidad:
· Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.
· Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los registros.
· Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos.
· Borrar, tachar en todo o en parte, los registros.
· Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los mismos.
Importancia de los Libros de Contabilidad: Permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones.
Libros Obligatorios:
a) Libro de Inventarios y Balance: Es utilizado por las empresas al final de cada período para mostrar en forma discriminada el valor de sus inventarios, su balance general y su estado de resultados.
Este libro debe tener 5 columnas con las siguientes características:
· Primera Columna: código de la cuenta y subcuentas.
· Segunda Columna: para el nombre de las cuentas.
· Tercera Columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.
· Cuarta Columna: valor del saldo de las cuentas deudoras.
· Quinta Columna: valor del saldo de las cuentas acreedoras.
b) Libro Diario Columnario: Se registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego trasladar los movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y balances.
Su diseño es en columnas dobles, para registrar en ellas los valores débito y crédito que resultan des resumen de las transacciones.
El diseño del libro incluye:
· Primera Columna: corresponde al año de las operaciones.
· Segunda Columna: descripción o detalle.
· Tercera Columna: para el número de comprobante.
· Cuarta Columna: a partir de ésta, en columnas dobles para registro de los movimientos débitos y créditos de cada cuenta.
Manejo del Libro Diario Columnario: Se registran los comprobantes de resumen o de diario, correspondientes a las operaciones de cada período, anotando los valores débitos y créditos de las cuentas mayores.
Cuando termina el ciclo contable se suman las columnas con los valores débitos y créditos, para luego trasladarlos al libro mayor.
c) Libro Mayor y Balances: Libro principal en el que se acumulan los saldos de los movimientos de todas las cuentas.
Se registra la información contable proveniente del libro diario columnario.
Las características de su diseño son:
· Primera Columna: para anotar el código de la cuenta.
· Segunda Columna: debe ser ampliada para anotar el nombre de la cuenta.
· Tercera Columna: debe ser el doble para los saldos anteriores, tanto débitos como créditos.
· Cuarta Columna: debe ser el doble para anotar el movimiento de las operaciones débito y crédito del mes.
· Quinta Columna: doble para determinar los nuevos saldos débito o crédito de las cuentas.
Manejo del Libro Mayor y Balances: Se trasladan del libro diario la suma de los débitos y créditos a cada una de las cuentas del mayor en la columna de movimiento del mes.
· A las cuentas cuyo saldo anterior sea débito, se les suma el movimiento débito y les resta el movimiento crédito del mes, y el nuevo saldo será débito.
· A las cuentas cuyo saldo anterior sea crédito, se les suma el movimiento crédito y se les resta el movimiento débito, y el nuevo saldo será crédito.
· Las cuentas que no presentan movimiento durante el mes pasan al mes siguiente con el mismo saldo.
· Las cuentas que no traen saldo anterior, pero tienen movimiento durante el mes, su saldo será la diferencia entre el débito y el crédito.
· Al final se suman los movimientos débito y crédito del mes y deben dar sumas iguales. Lo mismo se hace con la columna de los nuevos saldos, que se convierten en el saldo anterior para el siguiente mes.
d) Libros Auxiliares: Son los que tienen la misión de explicar de qué manera están compuestos los saldos brutos de las cuentas que llevan los libros principales.
Se deben llevar libros auxiliares para cuentas del activo como: caja, bancos, cuentas por cobrar a clientes, inventarios, propiedad planta y equipo; para las cuentas del pasivo y patrimonio: obligaciones financieras, cuentas por pagar a proveedores, capital; y para las cuentas de resultados: ingresos operacionales, gastos operacionales, compras.
Tienen las siguientes características:
· Primera Columna: para la fecha de la transacción.
· Segunda Columna: para anotar el detalle de cada transacción.
· Tercera Columna: número de comprobante.
· Cuarta Columna: para registrar los movimientos débitos.
· Quinta Columna: para registrar los movimientos créditos.
· Sexta Columna: para determinar los saldos de las cuentas.
ü Corrección de Errores: Tener en cuenta los procedimientos contables y las prohibiciones expresas de la ley comercial de alterar los libros de contabilidad con tachones, borrones, enmendaduras, etc.
Estos errores pueden corregirse utilizando el procedimiento del paréntesis en la misma columna, sea débito o crédito.
Libros de Actas: Las empresas deben llevar un registro escrito y detallado de los pormenores de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias, tanto de los directivos como de sus dueños y de las decisiones por ellos tomadas.
· Libro de Actas de la Asamblea General: Todos los comerciantes, personas naturales o jurídicas deben realizar por lo menos una vez al año antes de terminar el primer trimestre una asamblea general ordinaria de accionistas.
Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas tratados, decisiones y mandatos del máximo órgano social en sus reuniones ordinarias o extraordinarias.
· Libro de Actas de Junta Directiva: En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas, decisiones y mandatos de las juntas directivas.
Cada reunión ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, la cual debe ser firmada por presidente y secretario de dicha junta.
° Los Archivos Administrativos: Se crean en las organizaciones con el fin de guardar información como testimonio, como prueba o como historia, teniéndolos como base para la toma de decisiones.
Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario dentro de la organización, requiere, además de dejar una constancia, de un orden en esa información. La articulación de esa información “individual” será la que va a conformar los archivos administrativos.
A mayor claridad en la estructura, menos riesgo de un mal trámite y, por consiguiente, de pérdida de información o de tiempo en su búsqueda.
Es por eso que los archivos se constituyen en un elemento legítimo, necesario y útil de la gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora.
Entender que la administración de documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas, relacionadas con el manejo de los archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basada en el principio de conservar información, más no papeles.
La planeación, organización y control del trabajo informativo y la actuación de quienes lo desempeñan, los elementos que juegan el papel más importante, puesto que un servicio de información eficiente, ayuda a otros a hacer su trabajo en forma más eficaz.
Documento es todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado.
Son documentos no sólo los escritos, sino los impresos, planos, cuadros, fotografías, cintas magnetofónicas, sellos, pinturas, etc.
La información en las organizaciones se genera y se trasmite básicamente en forma de documento, el cual se acumula en un archivo.
Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas de las organizaciones; son los que sustentan la toma de decisiones en todos los niveles y se constituyen en el testimonio objetivo y concreto de la gestión institucional.
Los documentos empresariales se pueden clasificar desde varios puntos de vista: según el soporte o forma de transmisión de la información; según el ente productor que se conoce comúnmente como el autor; según su finalidad y según su función en el tiempo.
· Documentos Textuales: Son los manuscritos, impresos escritos, contraseñas, etiquetas. Son los que predominan en las actividades empresariales.
· Documentos Gráficos: Es la información representada en formas y colores tales como mapas, planos y dibujos en general.
· Documentos en Imagen: Las fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y diapositivas.
· Cinta: Audiovisuales, tales como videos, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilm y microfichas.
· Otros Soportes: Disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM), sellos, clisé, monedas…
La correspondencia es el proceso de comunicación que se genera entre las dependencias de la organización o con otras organizaciones y que hoy en día, en un porcentaje alto, se presenta en forma escrita, aun cuando no podemos apartarnos de que día a día la comunicación en redes, el correo electrónico, las cintas magnetofónicas, se han venido introduciendo como otro tipo de comunicaciones empresariales.
Correspondencia Interna o Externa: La interna es la que se cruza entre las dependencias de la organización, bien sea que se trate de una única entidad, de sucursales o de agencias; la externa es la que se cruza entre personas o instituciones al exterior de la organización.
· Carta Comercial: Registra en forma escrita, un mensaje para un destinatario. Es la más utilizada por las empresas para comunicarse con el medio externo.
· Memorando: Se utiliza para transmitir información que, dentro de la gestión administrativa, hace parte importantes de este proceso y va dirigido a un destinatario.
· Circular: Comunicación informativa, por ser el mensaje de carácter general, va dirigida a varios destinatarios.
El código de comercio indica respecto a los libros de contabilidad que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios, llevarán necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario, además las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas.
Condiciones o Requisitos Legales:
· Todos los comerciantes tiene obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio.
· Los libros de contabilidad principal son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances, libros de actas.
· Debe llevar los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales.
· La contabilidad se debe llevar en idioma español y por el sistema de partida doble.
· La correspondencia relacionada con el negocio y los comprobantes soportes de las operaciones realizadas y registradas forman parte de la contabilidad.
· Es obligatorio que por lo menos una vez al año, se presente un balance general.
Prohibiciones sobre los Libros de Contabilidad:
· Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.
· Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los registros.
· Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos.
· Borrar, tachar en todo o en parte, los registros.
· Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los mismos.
Importancia de los Libros de Contabilidad: Permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones.
Libros Obligatorios:
a) Libro de Inventarios y Balance: Es utilizado por las empresas al final de cada período para mostrar en forma discriminada el valor de sus inventarios, su balance general y su estado de resultados.
Este libro debe tener 5 columnas con las siguientes características:
· Primera Columna: código de la cuenta y subcuentas.
· Segunda Columna: para el nombre de las cuentas.
· Tercera Columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.
· Cuarta Columna: valor del saldo de las cuentas deudoras.
· Quinta Columna: valor del saldo de las cuentas acreedoras.
b) Libro Diario Columnario: Se registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego trasladar los movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y balances.
Su diseño es en columnas dobles, para registrar en ellas los valores débito y crédito que resultan des resumen de las transacciones.
El diseño del libro incluye:
· Primera Columna: corresponde al año de las operaciones.
· Segunda Columna: descripción o detalle.
· Tercera Columna: para el número de comprobante.
· Cuarta Columna: a partir de ésta, en columnas dobles para registro de los movimientos débitos y créditos de cada cuenta.
Manejo del Libro Diario Columnario: Se registran los comprobantes de resumen o de diario, correspondientes a las operaciones de cada período, anotando los valores débitos y créditos de las cuentas mayores.
Cuando termina el ciclo contable se suman las columnas con los valores débitos y créditos, para luego trasladarlos al libro mayor.
c) Libro Mayor y Balances: Libro principal en el que se acumulan los saldos de los movimientos de todas las cuentas.
Se registra la información contable proveniente del libro diario columnario.
Las características de su diseño son:
· Primera Columna: para anotar el código de la cuenta.
· Segunda Columna: debe ser ampliada para anotar el nombre de la cuenta.
· Tercera Columna: debe ser el doble para los saldos anteriores, tanto débitos como créditos.
· Cuarta Columna: debe ser el doble para anotar el movimiento de las operaciones débito y crédito del mes.
· Quinta Columna: doble para determinar los nuevos saldos débito o crédito de las cuentas.
Manejo del Libro Mayor y Balances: Se trasladan del libro diario la suma de los débitos y créditos a cada una de las cuentas del mayor en la columna de movimiento del mes.
· A las cuentas cuyo saldo anterior sea débito, se les suma el movimiento débito y les resta el movimiento crédito del mes, y el nuevo saldo será débito.
· A las cuentas cuyo saldo anterior sea crédito, se les suma el movimiento crédito y se les resta el movimiento débito, y el nuevo saldo será crédito.
· Las cuentas que no presentan movimiento durante el mes pasan al mes siguiente con el mismo saldo.
· Las cuentas que no traen saldo anterior, pero tienen movimiento durante el mes, su saldo será la diferencia entre el débito y el crédito.
· Al final se suman los movimientos débito y crédito del mes y deben dar sumas iguales. Lo mismo se hace con la columna de los nuevos saldos, que se convierten en el saldo anterior para el siguiente mes.
d) Libros Auxiliares: Son los que tienen la misión de explicar de qué manera están compuestos los saldos brutos de las cuentas que llevan los libros principales.
Se deben llevar libros auxiliares para cuentas del activo como: caja, bancos, cuentas por cobrar a clientes, inventarios, propiedad planta y equipo; para las cuentas del pasivo y patrimonio: obligaciones financieras, cuentas por pagar a proveedores, capital; y para las cuentas de resultados: ingresos operacionales, gastos operacionales, compras.
Tienen las siguientes características:
· Primera Columna: para la fecha de la transacción.
· Segunda Columna: para anotar el detalle de cada transacción.
· Tercera Columna: número de comprobante.
· Cuarta Columna: para registrar los movimientos débitos.
· Quinta Columna: para registrar los movimientos créditos.
· Sexta Columna: para determinar los saldos de las cuentas.
ü Corrección de Errores: Tener en cuenta los procedimientos contables y las prohibiciones expresas de la ley comercial de alterar los libros de contabilidad con tachones, borrones, enmendaduras, etc.
Estos errores pueden corregirse utilizando el procedimiento del paréntesis en la misma columna, sea débito o crédito.
Libros de Actas: Las empresas deben llevar un registro escrito y detallado de los pormenores de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias, tanto de los directivos como de sus dueños y de las decisiones por ellos tomadas.
· Libro de Actas de la Asamblea General: Todos los comerciantes, personas naturales o jurídicas deben realizar por lo menos una vez al año antes de terminar el primer trimestre una asamblea general ordinaria de accionistas.
Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas tratados, decisiones y mandatos del máximo órgano social en sus reuniones ordinarias o extraordinarias.
· Libro de Actas de Junta Directiva: En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas, decisiones y mandatos de las juntas directivas.
Cada reunión ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, la cual debe ser firmada por presidente y secretario de dicha junta.
° Los Archivos Administrativos: Se crean en las organizaciones con el fin de guardar información como testimonio, como prueba o como historia, teniéndolos como base para la toma de decisiones.
Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario dentro de la organización, requiere, además de dejar una constancia, de un orden en esa información. La articulación de esa información “individual” será la que va a conformar los archivos administrativos.
A mayor claridad en la estructura, menos riesgo de un mal trámite y, por consiguiente, de pérdida de información o de tiempo en su búsqueda.
Es por eso que los archivos se constituyen en un elemento legítimo, necesario y útil de la gestión administrativa y deben cumplir una función esencialmente informadora.
Entender que la administración de documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas, relacionadas con el manejo de los archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basada en el principio de conservar información, más no papeles.
La planeación, organización y control del trabajo informativo y la actuación de quienes lo desempeñan, los elementos que juegan el papel más importante, puesto que un servicio de información eficiente, ayuda a otros a hacer su trabajo en forma más eficaz.
Documento es todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado.
Son documentos no sólo los escritos, sino los impresos, planos, cuadros, fotografías, cintas magnetofónicas, sellos, pinturas, etc.
La información en las organizaciones se genera y se trasmite básicamente en forma de documento, el cual se acumula en un archivo.
Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas de las organizaciones; son los que sustentan la toma de decisiones en todos los niveles y se constituyen en el testimonio objetivo y concreto de la gestión institucional.
Los documentos empresariales se pueden clasificar desde varios puntos de vista: según el soporte o forma de transmisión de la información; según el ente productor que se conoce comúnmente como el autor; según su finalidad y según su función en el tiempo.
· Documentos Textuales: Son los manuscritos, impresos escritos, contraseñas, etiquetas. Son los que predominan en las actividades empresariales.
· Documentos Gráficos: Es la información representada en formas y colores tales como mapas, planos y dibujos en general.
· Documentos en Imagen: Las fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y diapositivas.
· Cinta: Audiovisuales, tales como videos, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilm y microfichas.
· Otros Soportes: Disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM), sellos, clisé, monedas…
La correspondencia es el proceso de comunicación que se genera entre las dependencias de la organización o con otras organizaciones y que hoy en día, en un porcentaje alto, se presenta en forma escrita, aun cuando no podemos apartarnos de que día a día la comunicación en redes, el correo electrónico, las cintas magnetofónicas, se han venido introduciendo como otro tipo de comunicaciones empresariales.
Correspondencia Interna o Externa: La interna es la que se cruza entre las dependencias de la organización, bien sea que se trate de una única entidad, de sucursales o de agencias; la externa es la que se cruza entre personas o instituciones al exterior de la organización.
· Carta Comercial: Registra en forma escrita, un mensaje para un destinatario. Es la más utilizada por las empresas para comunicarse con el medio externo.
· Memorando: Se utiliza para transmitir información que, dentro de la gestión administrativa, hace parte importantes de este proceso y va dirigido a un destinatario.
· Circular: Comunicación informativa, por ser el mensaje de carácter general, va dirigida a varios destinatarios.
Interna: Circular general y externa: el destinatario es externo a la organización.
La correspondencia que se cruza entre los funcionarios de la misma entidad y que se relaciona directamente con asuntos laborales. Es dirigida en carta o memorando.
· Comunicación Interna: Es de carácter interno. Se utiliza cuando el mensaje que trata no tiene mayor incidencia en la gestión administrativa.
· Mensaje Telegráfico: Comunicación abreviada que por su carácter de urgente, puede ser transmitido en forma rápida.
· El Fax: Se utiliza para transmitir información urgente tanto interna como externa.
Para la correspondencia externa siempre se utilizan cartas, mensajes telegráficos, fax; para la correspondencia interna se utilizan: memorandos, comunicaciones internas y circulares generales.
· Documentos especiales, contables y legales: Se generan al interior de la entidad, como consecuencia de la gestión que no hace parte de la correspondencia.
§ La correspondencia como canal de comunicación con el medio externo lleva una imagen de la organización. Su estética, distribución y correcta utilización de las técnicas mecanográficas empleadas para su elaboración, son elementos fundamentales en la buena impresión que de la empresa.
§ Las funciones de la oficina de correspondencia se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la institución como producto de sus actividades empresariales.
En empresas pequeñas una persona puede tener el control absoluto de la correspondencia, pero en entidades medianas y grandes, la situación ideal es que estas organizaciones escritas tengan su oficina de correspondencia.
Esta oficina es la encargada de controlar las comunicaciones escritas que llegan y salen de la empresa.
Es necesario:
· Analizar el procedimiento administrativo de la entidad, verificar dependencia por dependencia la información que produce y recibe, además de las interrelaciones que tienen dichos documentos con las demás dependencias de la empresa.
· Reconocer la información en cada dependencia a través de un formulario que permita conocer de los Documentos que crea, su identificación, clase de documentos, número de copias y su distribución, volumen de producción al día o al mes, tiempo de trámite y tratamiento archivístico, es necesario identificarla para los documentos que recibe.
· Analizar la información, a través de la constitución de un grupo interdisciplinario con la representación de funcionarios del área legal o jurídica, de las áreas administrativas, contable, operativa o técnica según el tipo de documentos que se administren.
§ Consta de 4 paso básicos: el recibo, la radicación, el registro y la distribución o reparto.
· Recibo: La documentación es recibida en forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
Todo documento recibido tiene que ser canalizado a través de la oficina central.
La clasificación de la correspondencia puede agruparse así:
ü Correspondencia Externa
ü Correspondencia Interna
ü Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
ü Correspondencia Personal
ü Correspondencia confidencial de carácter institucional
· Radicación: Asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente.
Sólo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional.
Se debe colocar la fecha en la cual se recibe el documento y el nombre de la dependencia que debe encargarse del asunto.
La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello que puede ser mecánico o electrónico.
Otras organizaciones han diseñado un programa de base de datos para el recibo y despacho de su correspondencia.
· Registro: Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada.
El registro deberá llevarse manualmente, para lo cual debe diseñar un formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se recibe y se radica y la situación actual del trámite.
Tendrá como mínimo los siguientes datos: número de registro, fecha de elaboración y de recibo, ciudad de origen, persona o entidad que le envía y el asunto que trata.
Dentro del proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
ü No radicar la correspondencia personal.
ü Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones, etc.
ü Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
ü Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las comunicaciones llegan sin firma.
ü Verificar que los anexos enunciados estén completos.
· Distribución o Reparto: Utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia que se recibe. La recolección y entrega de esta correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas diseñadas para tal fin.
§ Salida de Documentos: Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho más práctico y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo nacional o internacional y los servicios especializados de correo.
Distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar un control de lo que sale de la oficina de correspondencia; se efectúa relacionando los números de radicación y las ciudades de destino de la documentación que el mensajero entrega en cada dependencia.
° Orígenes del Documento de Archivo: Los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en 2 tipos de fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o la experiencia de su autor. Su origen son las fuentes narrativas.
Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, su origen son las fuentes documentales, es ésta la fuente que da origen a los documentos de archivo, que se caracterizan por surgir involuntariamente.
El documento es el registro de información producida o recibida por una persona natural o jurídica, o por una entidad, sin importar la forma o el soporte y que le servirá como prueba o testimonio de su gestión desde su creación hasta su disposición legal.
El Archivo General de la Nación es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad o en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Los documentos de archivo son el insumo o materia prima de los archivos en cualquier institución, ya que conforman lo que se denomina patrimonio documental o más comúnmente la memoria institucional.
Dependiendo de su autor, los documentos se clasifican en 2 categorías: “documentos públicos y documentos privados”.
Los documentos archivísticos se clasifican en:
· Documentos Facilitativos o Comunes: Son aquellos que la entidad produce como apoyo. Por ejemplo los documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos.
· Documentos Específicos o Sustantivos: Documentos que la entidad produce para las actividades específicas del área de su gestión.
§ Valor Primario de los Documentos o Valor inmediato: Es el valor que representan los documentos para la entidad productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico.
Los documentos de archivo con valor primario se analizan y evalúan con el objeto de definir su permanencia y conservación en la entidad iniciadora o productora.
· Documentos de Aspecto Administrativo: Documentos de interés tanto para el productor como para el usuario. Ejemplo un contrato de servicios.
· Documentos de Aspecto Contable o Fiscal: Se presenta en los documentos que expresan movimientos de carácter monetario.
· Documentos de Aspecto Legal: Representa los marcos que determina la ley para respaldar derechos u obligaciones.
· Documentos de Aspecto Técnico: Documentos específicos de la actividad de una institución.
§ Valor Secundario de los Documentos o Valor Mediato o Futuro: Es el valor que presenta la información del documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia.
· No Predecible: Es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un investigador o un especialista.
En el inventario de documentos uno de los factores que más afecta a cualquier tipo de administración es el crecimiento incontrolado de personal, gastos servicios, etc.
El objetivo de los mecanismos auxiliares descriptivos, es el análisis que efectúa el archivista sobre los fondos y los documentos de archivo, con el fin de condensar la información que ellos contienen y ofrecerla a los interesados para facilitar su consulta.
Describir significa enumerar las cualidades y singularidades de una persona o un objeto; de forma tal que otros puedan tener un claro conocimiento de los elementos que lo identifican
En el campo de la archivística, la descripción consiste en el análisis de las características propias de los documentos. Son de 2 naturalezas: externas e internas.
Externas: Hacen relación a la materialidad del soporte que contiene la información, la parte física.
Interna: Se identifican con la parte intelectual del mismo.
La descripción documental es un proceso de análisis consignado en un inventario.
El inventario es una herramienta auxiliar de la descripción que puede definirse como el instrumento que permite tener una relación detallada de todos los documentos que conforman un archivo.
Los inventarios por la unidad de archivo que se asientan pueden ser de las siguientes clases:
· Inventario Esquemático: Describe una serie documental completa. Ejemplo: La serie “Contratos”.
· Inventario de Registro: Describe una unidad de conservación en cada asiento (caja, volumen, atado, legado, carpeta).
· Inventario Analítico: Describe una pieza documental en cada asiento, ya sea mediante un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente.
Los inventarios según su finalidad pueden ser:
· Para Control de Trámite: Más completo por la cantidad de actos que requiere, ya que detalla todos los pasos que sigue un documento a través de las dependencias de la entidad hasta su trámite y ser archivado.
· Para Remisión: Es el que se elabora como prueba del envió de documentación que realiza un remitente a su receptor o destinatario.
· Para Eliminación: Es el elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir.
· Para un Archivo ya Formado: Da constancia de la documentación existente en el archivo y su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio archivo.
· Para Estudio: Elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo.
· Topográfico: Describe toda la colección a partir de la signatura topográfica, el código que indica su localización en los estantes.
El inventario es un formato o planilla que reúne los datos que se recogen en el proceso de levantamiento de la información.
Todo formato de inventarios se compone de 3 sectores básicos: el encabezamiento, el encolumnado y la datación.
· El Encabezamiento: Recoge la información de identificación de la entidad y la oficina productora o generadora de los documentos que se van a analizar.
· En Encolumnado: Forma columnar de los datos que se compondrán cada asiento o registro de información.
· La Datación: Indica la fecha de levantamiento de la información de la información y la identificación del responsable de la elaboración del inventario.
§ La evaluación es un proceso que busca el estudio valorativo de las características internas del documento con el objeto de determinar su nivel de impacto. El tiempo que los documentos de archivo sirven frente a las actividades administrativas, legales, contables, fiscales o técnicas de la organización.
Un programa de evaluación de documentos contempla 2 fases muy definidas. La primera es referente al análisis de los documentos que produce la entidad como insumos del archivo; la segunda con el planeamiento de la información futura, sus soportes, tamaño, copias, etc.
Su objetivo es el análisis interno del documento y la valoración de su información, lo cual lo convierte en una cualitativa.
Un programa de evaluación a partir del análisis y el planeamiento, organiza y valora los documentos desde la fase misma de producción u origen, siguiendo con el trámite, vigencia y plazo precaucional, buscando dar un manejo eficiente del flujo de información, hasta llegar a la determinación del tiempo de conservación de sus valores.
§ Ciclo Vital del Documento: Los documentos al igual que todo ser viviente, tiene un momento de creación (nacimiento), trámite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y destino final, el cual se presenta en 2 formas: Destrucción (muerte) o conservación (recuerdos).
La teoría archivística del ciclo vital del documento establece 3 fases:
· Primera Fase: Etapa prearchivística o fase de creación de los documentos, gestión de informes, elaboración de correspondencia.
Archivos de oficina, archivos de gestión o administrativos. Esta fase se relaciona con los archivos activos.
· Segunda Fase: Etapa archivística, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se realizan los procesos de descripción (inventarios), evaluación y selección, así como la ordenación y conservación de los documentos. (Archivos semiactivos o intermedios).
· Tercera Fase: Conservación permanente de la documentación con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural.
Definen la memoria institucional mediante la selección de los documentos vitales que se deben conservar.
Cuarta Fase, etapa en la que los documentos son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.
§ Vigencia Documental: La fuerza interna que tiene un documento de archivo para dar testimonio, obligar o informar.
La vigencia de un documento se inicia con la firma de la autoridad competente o con la programación del acto. Ejemplo una resolución, una ley.
La vigencia se termina de 5 maneras:
1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento.
2. Por disposición legal.
3. Porque se produce un documento que modifica al anterior.
4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento.
5. Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo.
§ Plazo Precaucional: El tiempo que se conserva el documento una vez terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones o para servir de antecedente o soporte administrativo y legal en la producción de nuevos documentos.
El plazo precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de 2 maneras:
· Por prescripción del derecho, un tiempo determinado en una norma jurídica.
· Por la tabla de retención, el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.
§ Transferencias de Documentos: El paso de los documentos de una fase a otra, se considera una transferencia documental.
Los documentos se transfieren para separar, en primera instancia, aquellos de fechas recientes y consulta permanente de los que han perdido relevancia frente a la actividad de la oficina productora.
La transferencia puede darse de manera interna o externa:
· Interna: Se realiza dentro del sistema de archivo de la entidad: de la fase o etapa Activa a la Semiactiva y de ésta a la Inactiva, en cuyo caso otros autores le denominan traslado.
· Externa: Los documentos de una entidad se traspasan a otra para su cuidado, conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los documentos históricos que se pasan a los archivos nacionales de un país.
Se pueden aplicar 2 sistemas de transferencias:
· Traspaso Permanente: Los documentos se transfieren del archivo activo al semiactivo o al inactivo.
· Traspaso por Períodos Fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como cada año o cada 6 meses.
§ Tabla de Retención de Documentos: Es una lista de registros por el tipo de documentos, la serie, etc, que indica a través del ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas.
Señala la permanencia de los documentos en sus etapas activa, semiactiva, inactiva y permanente.
· Inventario Esquemático: Describe una serie documental completa. Ejemplo: La serie “Contratos”.
· Inventario de Registro: Describe una unidad de conservación en cada asiento (caja, volumen, atado, legado, carpeta).
· Inventario Analítico: Describe una pieza documental en cada asiento, ya sea mediante un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente.
Los inventarios según su finalidad pueden ser:
· Para Control de Trámite: Más completo por la cantidad de actos que requiere, ya que detalla todos los pasos que sigue un documento a través de las dependencias de la entidad hasta su trámite y ser archivado.
· Para Remisión: Es el que se elabora como prueba del envió de documentación que realiza un remitente a su receptor o destinatario.
· Para Eliminación: Es el elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir.
· Para un Archivo ya Formado: Da constancia de la documentación existente en el archivo y su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio archivo.
· Para Estudio: Elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo.
· Topográfico: Describe toda la colección a partir de la signatura topográfica, el código que indica su localización en los estantes.
El inventario es un formato o planilla que reúne los datos que se recogen en el proceso de levantamiento de la información.
Todo formato de inventarios se compone de 3 sectores básicos: el encabezamiento, el encolumnado y la datación.
· El Encabezamiento: Recoge la información de identificación de la entidad y la oficina productora o generadora de los documentos que se van a analizar.
· En Encolumnado: Forma columnar de los datos que se compondrán cada asiento o registro de información.
· La Datación: Indica la fecha de levantamiento de la información de la información y la identificación del responsable de la elaboración del inventario.
§ La evaluación es un proceso que busca el estudio valorativo de las características internas del documento con el objeto de determinar su nivel de impacto. El tiempo que los documentos de archivo sirven frente a las actividades administrativas, legales, contables, fiscales o técnicas de la organización.
Un programa de evaluación de documentos contempla 2 fases muy definidas. La primera es referente al análisis de los documentos que produce la entidad como insumos del archivo; la segunda con el planeamiento de la información futura, sus soportes, tamaño, copias, etc.
Su objetivo es el análisis interno del documento y la valoración de su información, lo cual lo convierte en una cualitativa.
Un programa de evaluación a partir del análisis y el planeamiento, organiza y valora los documentos desde la fase misma de producción u origen, siguiendo con el trámite, vigencia y plazo precaucional, buscando dar un manejo eficiente del flujo de información, hasta llegar a la determinación del tiempo de conservación de sus valores.
§ Ciclo Vital del Documento: Los documentos al igual que todo ser viviente, tiene un momento de creación (nacimiento), trámite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y destino final, el cual se presenta en 2 formas: Destrucción (muerte) o conservación (recuerdos).
La teoría archivística del ciclo vital del documento establece 3 fases:
· Primera Fase: Etapa prearchivística o fase de creación de los documentos, gestión de informes, elaboración de correspondencia.
Archivos de oficina, archivos de gestión o administrativos. Esta fase se relaciona con los archivos activos.
· Segunda Fase: Etapa archivística, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se realizan los procesos de descripción (inventarios), evaluación y selección, así como la ordenación y conservación de los documentos. (Archivos semiactivos o intermedios).
· Tercera Fase: Conservación permanente de la documentación con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural.
Definen la memoria institucional mediante la selección de los documentos vitales que se deben conservar.
Cuarta Fase, etapa en la que los documentos son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.
§ Vigencia Documental: La fuerza interna que tiene un documento de archivo para dar testimonio, obligar o informar.
La vigencia de un documento se inicia con la firma de la autoridad competente o con la programación del acto. Ejemplo una resolución, una ley.
La vigencia se termina de 5 maneras:
1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento.
2. Por disposición legal.
3. Porque se produce un documento que modifica al anterior.
4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento.
5. Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo.
§ Plazo Precaucional: El tiempo que se conserva el documento una vez terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones o para servir de antecedente o soporte administrativo y legal en la producción de nuevos documentos.
El plazo precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de 2 maneras:
· Por prescripción del derecho, un tiempo determinado en una norma jurídica.
· Por la tabla de retención, el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.
§ Transferencias de Documentos: El paso de los documentos de una fase a otra, se considera una transferencia documental.
Los documentos se transfieren para separar, en primera instancia, aquellos de fechas recientes y consulta permanente de los que han perdido relevancia frente a la actividad de la oficina productora.
La transferencia puede darse de manera interna o externa:
· Interna: Se realiza dentro del sistema de archivo de la entidad: de la fase o etapa Activa a la Semiactiva y de ésta a la Inactiva, en cuyo caso otros autores le denominan traslado.
· Externa: Los documentos de una entidad se traspasan a otra para su cuidado, conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los documentos históricos que se pasan a los archivos nacionales de un país.
Se pueden aplicar 2 sistemas de transferencias:
· Traspaso Permanente: Los documentos se transfieren del archivo activo al semiactivo o al inactivo.
· Traspaso por Períodos Fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como cada año o cada 6 meses.
§ Tabla de Retención de Documentos: Es una lista de registros por el tipo de documentos, la serie, etc, que indica a través del ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas.
Señala la permanencia de los documentos en sus etapas activa, semiactiva, inactiva y permanente.
Tabla de Retención: Resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso descriptivo de la documentación existente, se complementa con la evaluación documental y las necesidades de la administración frente a los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto de la selección.
Los objetivos de una tabla de retención:
· Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.
· Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o histórico.
Los datos básicos de una tabla de retención son: La identificación de la entidad y la dependencia generadora de los documentos, el encolumnado, que registrará el nombre de documento, su tipo o serie documental, el tiempo en meses o años que el documento ha de retenerse, los traslados de una etapa a otra y por último se destino final.
La tabla de retención debe llevar el nombre y la firma de los responsables de su elaboración, así como la fecha en que se redacta.
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