¨TEMA 1: CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE AJUSTES
° Cuentas por Cobrar: Las cuentas por cobrar comprenden el activo financiero más grande de muchas compañías comerciales.
Los clientes son las personas a quienes la empresa vende sus mercancías.
El sistema de cuentas por cobrar, es el encargado de todo control y al administración de las deudas que tienen los clientes con la empresa.
Las cuentas por cobrar de los clientes generalmente aparecen en el balance general inmediatamente después del efectivo y de otras inversiones de corto plazo en valores negociables.
El período normal requerido para el cobro de cuentas es parte del ciclo operacional de una compañía.
Algunas compañías venden mercancía con base en planes de cuotas de plazo más largo, requiriendo 12, 24 o incluso 48 meses para reunir el valor total del cliente.
El cobro de cuentas por cobrar con frecuencia representa la fuente de entradas de efectivo más grande y consistente de una compañía.
La capacidad de una compañía para generar el efectivo requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende con frecuencia del valor, de la recuperabilidad y de las fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar.
§ Cuentas Incobrables o Cuentas de difícil Cobro: Los negocios que otorgan crédito esperan que el deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago.
El departamento de cartera debe realizar un estudio adecuado para determinar la capacidad de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etc, para eliminar posibles pérdidas de cartera.
Algunas de las cuentas son incobrables por factores tales como muerte del deudor, insolvencia o quiebra del mismo, declaración expresa de no pago, etc. La pérdida de la cartera es asumida por la empresa, y parte de ella se trata como una deducción tributaria.
Las ventas a crédito normalmente producen cuentas que no pueden recuperarse. El fisco reconoce esta pérdida al permitir el aumento de los gastos operacionales en el estado de resultados por el valor de las cuentas que según el Estatuto Tributario no sean recuperables.
SE DEBITA
- Por el traslado de la cuenta de clientes.
SE ACREDITA
- Por el valor recargado contra la provisión.
Existen 2 métodos para contabilizar las cuentas incobrables:
· Anulación Directa: Consiste en revertir el registro contable original, acreditar la cuenta Deudores por el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta Gastos operacionales – Provisiones por idéntica cantidad.
Este método no ofrece información para la toma de decisiones, ya que, al invertir el registro inicial se elimina la porción de cuentas por cobrar que se pierde, sin que quede rastro contable para determinar el monto de las cuentas malas en un período determinado.
Registro de la Venta:
Registro - eliminación de la cuenta incobrable:
Gastos Operacionales - Provisiones xxxx (D)
Deudores xxxx (C)
Las cuentas por cobrar más antiguas presentan mayor riesgo de pérdida, por esto, la dirección del negocio debe asignar un mayor porcentaje de probabilidad de pérdida.
Con base en el cálculo anterior debe realizar el asiento de ajuste utilizando la contracuenta del activo Deudores denominada Provisiones deudores. Al final del siguiente período, cuando las cuentas se establezcan realmente, puede determinarse un saldo débito si las deudas malas exceden a la provisión, o un saldo crédito si las deudas malas son de menor cuantía que la provisión. Finalmente, se hace de nuevo el análisis de cartera y se procede a ajustar la provisión para el siguiente período.
Este método tiene la ventaja de eliminar el inconveniente que presenta el método de anulación directa, ya que existe una cuenta que expresamente informa sobre el crecimiento de las deudas perdidas entre 2 períodos consecutivos.
- Por el valor del ajuste al cálculo de la provisión.
· Cancelación de una Cuenta Incobrable: Siempre que se determina que una cuenta por cobrar de un cliente específico es incobrable, ésta no califica más como un activo y debe ser cancelada. Para cancelarla, se debe reducir el saldo de la cuenta del cliente a cero. El asiento consta de un crédito a la cuenta de control de Cuentas por cobrar en el mayor general (y a la cuenta del cliente en el mayor auxiliar) y de un débito compensador a la Provisión para cuentas de dudoso recaudo.
· Recuperación de una cuenta por cobrar previamente cancelada: Ocasionalmente una cuenta por cobrar que ha sido cancelada, más adelante será recuperada en su totalidad o en parte. Con frecuencia, se hace referencia a esos cobros como recuperaciones de deudas malas. La recuperación de una cuenta por cobrar, previamente cancelada es evidencia de que la cancelación fue un error; por consiguiente, la cuenta por cobrar se debe restablecer como un activo.
Registro - cuenta por cobrar vencida:
§ Cartera: Es el conjunto de los derechos adquiridos en el desarrollo de todas sus operaciones por una empresa.
Su importancia y organización son factores que el Auxiliar de Contabilidad y en especial el Auxiliar de Cartera deben dominar. Las operaciones que tienen que ver con el crédito y las cobranzas y las contabilizaciones.
· Estudio del crédito.
· Destino del crédito.
· Solvencia del deudor y codeudor.
· Informe sobre créditos.
· Garantías otorgadas.
· Plazo.
§ Cuentas que conforman la cartelera: Estas cuentas están ubicadas en el grupo 13 del PUC.
- Cuentas que conforman la Cartera: El manejo de la cartera de una empresa implica tener conocimientos claros sobre las diversas cuentas que la conforman y el manejo debe aplicar a cada una de ellas.
- Naturaleza de las Cuentas: De naturaleza DÉBITO. Representan los derechos adquiridos por las operaciones a crédito y/o préstamos otorgados, u otras análogas.
- Clasificación de las cuentas deudoras:
Comerciales: Representan las cuentas y documento a cargo de clientes, derivados de la venta de m/cías o prestación de servicios.
No Comerciales: Incluye todas las operaciones que no representan la actividad normal de la Empresa. Ej: Préstamos a socios o empleados, reclamos por cobrar, etc.
§ Cartera Morosa y Provisión de Cartera: Así se considera cuando se han agotado los recursos para su recuperación y hay incidencia en el no pago. El mínimo de días de mora se cuentan a partir de la fecha de vencimiento y la fecha de pago de la deuda vencida.
§ Intereses Moratorios: Son los que se generan por el incumplimiento del pago de una obligación, es decir luego de cumplido el término de vencimiento. El interés por mora no debe exceder la tasa máxima legal establecida por la ley.
El momento en el cual principia a aplicarse el interés de mora depende del plazo con que cuente la entidad pública obligada, para efectuar el pago.
En el caso de la conciliación, se pagarán intereses comerciales durante el término que en ella se haya pactado y, vencido éste, a partir del primer día de retardo, se pagarán intereses de mora.
Contabilización:
1345 Ingresos por Cobrar xxxx (D)
4210 Financieros xxxx(C)
Esto es una tarea esencial de todas las empresas que tienen un sistema de ventas a crédito.
1. Diligenciar y analizar cuadros de análisis de Cartera.
2. Calcular con base en el cuadro de análisis la Provisión de Cartera.
3. Contabilizar la apertura de la cuenta provisión de Cartera.
4. Hacer el ajuste de la cuenta Provisión de Cartera con base en el análisis.
· Método General: El porcentaje asignado en la provisión estimativa, para cuentas incobrables va del 5% al 15% del volumen de las ventas de cartera, vencidas así:
a. Entre 91 y 180 días de vencidas 5%.
b. Entre 181 y 360 días de vencidas 10%.
c. Más de un año de vencidas 15%.
· Método Individual de Cartera: Cuando no se hace la provisión individual se toma hasta un 33% para deudas que tengan más de un año de vencidas.
Contabilización: Cualquiera que sea el método que se utilice se mueven 2 cuentas, una de gasto y una de valuación que disminuye el valor del Activo Clientes así:
La 1399: Provisiones, con subcuenta 139905: clientes.
Al contabilizar se debe revisar si hay un saldo de provisión en el año anterior pues ésta no es acumulable sino ajustable y se debe proceder a elaborar el ajuste respectivo.
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