** GUÍA AUTOAPRENDIZAJE - 009 **

"TEMA 1: CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE AJUSTES"

ü ACTIVIDAD A REALIZAR

° Unidad 9 Tema: “Ajustes de Cuentas”

1. Ajustes a la cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Realizar un arqueo es verificar la existencia de valores en caja, se debe comparar su valor con el saldo en libros.

a) El valor total de arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: Se presenta un faltante por diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.
Es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, para llevar el saldo de Caja a su valor real. Según el concepto que ocasionó el faltante:
· Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Asiento de Ajuste:

Gastos Diversos xxxx (D)

Caja xxxx (C)

· Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más.

Cuentas por cobrar a Trabajadores xxxx(D)

Caja xxxx(C)

b) El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: La diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.

Para llevar el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo.
· Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.

Asiento de Ajuste:

Caja xxxx(D)

Clientes xxxx(C)

Asiento de Ajuste por Arqueo:

Caja xxxx(D)

Acreedores Varios

Otros (Sobrante de caja por justificar) xxxx(C)

Si al finalizar el período contable, no se justifica el sobrante, se realiza otro ajuste para anular el Pasivo y convertirlo en ingreso.

Asiento de ajuste al finalizar el período:

Otros (Sobrante de caja por justificar) xxxx(D)

Ingresos diversos

Sobrantes de caja xxxx(C)

c) El valor total del arqueo de caja puede condicionar con el saldo en libros: Si el saldo es correcto no es necesario el ajuste, antes de probar el arqueo se deben revisar los soportes para comprobar su exactitud y evitar la contabilización de errores compensados.

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Es necesario realizar una conciliación, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifican los ajustes que es necesaria realizar por cada diferencia encontrada:

a) Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria: Por ejemplo cheques pendientes de cobro, remesas en tránsito; en estos casos la empresa no realiza ajustes por que cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha que se efectuó.

b) Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han registrado en la empresa. En este caso se deben realizar ajustes así:

· Por notas débito: El banco envía notas débito por: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre préstamos y otros servicios bancarios. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.

Asientos de Ajustes:

Gastos diversos xxxx(D)

Bancos xxxx(C)

Intereses xxxx(D)

Bancos xxxx(C)

Clientes xxxx(D)

Bancos xxxx(C)

· Por notas crédito: El banco envía esta notas por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldo en cuentas de ahorro.

Asientos de Ajustes:

Bancos xxxx(D)

Clientes xxxx(C)

Cuentas de Ahorro xxxx(D)

Intereses xxxx(C)

· Por errores en libros al registrar el valor de una consignación: Se presentan 2 casos.
§ Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignación, se debita Bancos por el menor valor registrado.

Bancos xxxx(D)

Caja xxxx(C)

§ Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignación, se acredita en Bancos por el mayor valor registrado.

Caja xxxx(D)

Bancos xxxx(C)

· Por error en libros al registrar el valor de un cheque: Se presentan 2 casos.
§ Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado.

Cuenta Correspondiente xxxx(D)

Bancos xxxx(C)

§ Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado.

Bancos xxxx(D)

Cuenta Correspondiente xxxx(C)

3. Ajuste por Provisión Cartera o Estimativo para Deudas de Difícil Cobro: El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en los Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

a) Métodos para calcular el valor de la provisión:
· Sobre el valor de la cartera se liquida un porcentaje general del 2% al 5%.
· Sobre el valor de las ventas a crédito se liquida un porcentaje máximo del 2%.
· Analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este método consiste en determinar la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento.

De 0 a 3 meses 0%
De 3 meses a 6 meses 5%
De 6 meses a 1 año 10%
De 1 año en adelante 15%

Los valores y fecha de vencimiento de cada uno de los clientes se toman del libro auxiliar de Clientes o del libro auxiliar de vencimientos de cartera.

b) Contabilización de ajustes por provisión cartera: El valor de la provisión representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisión se compara este valor con el saldo de la cuenta Provisiones y se realiza es ajuste necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y la provisión, según el caso que se presente:

· Si la cuenta de Provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión.

Gastos Provisiones xxxx(D)

Clientes (Provisiones) xxxx(C)

· Si al comparar, el saldo anterior de la cuenta Provisiones es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el período actual, se realiza un ajuste por el valor de la diferencia.

valor real provision - saldo anterior provision = valor ajuste

Asiento de Ajuste:

GASTOS PROVISIONES xxxx(D)

Deudores

PROVISIONES xxxx(C)

Clientes

· Si el saldo anterior correspondiente a Provisiones es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, se realiza el ajuste por el valor de la diferencia.

valor real - saldo anterior = valor ajuste

PROVISIONES

Clientes xxxx(D)

GASTOS PROVISIONES xxxx(C)

c) Cancelación de documentos incobrables: Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta Deudas de Difícil Cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra Provisiones.

Asiento de Ajuste:

DEUDAS DE DIFICIL COBRO xxxx(D)

CLIENTES xxxx(C)

PROVISIONES xxxx(D)

DEUDAS DE DIFICIL COBRO xxxx(C)

1. Ajuste por Inventario de Mercancías en las empresas con sistema de inventario permanente: Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, se presentan los siguientes casos:

a) Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de Mercancías: Se presenta un sobrante y se debe realizar un ajuste por la diferencia.

Asiento de Ajuste:

Mercancias no Fabricadas por la Empresa xxxx(D)

Comercio al por mayor y al por menor xxxx(C)

b) Inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías: Se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia. Según la razón que haya ocasionado el faltante.

· Porque las mercancías perdieron su peso en forma natural, ya sea por deshidratación, evaporación o algún caso fortuito. Este valor representa un gasto o pérdida para la empresa.

Asiento de Ajuste:

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR (Costo) xxxx(D)

MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA xxxx(C)

· Pérdida de mercancías por irresponsabilidad de almacenista. En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.

Asiento de Ajuste:

Cuentas por Cobrar a Trabajadores xxxx(D)

Mercancias no fabricadas por la empresa xxxx(C)

c) Inventario físico igual al valor en libros de la cuenta Mercancías no fabricadas por la empresa: En este caso no se realiza ajuste.

5. Ajuste por depreciación de Propiedades, Planta y Equipo (Activos Fijos): Los Activos Fijos por el uso, el tiempo y la obsolescencia sufren desgaste o pérdida del valor contable, conocido con el nombre de depreciación.
La depreciación de inmuebles (edificios, almacenes, bodegas y bienes raíces en general) deberá calcularse excluyendo el valor del terreno respectivo, ya que los terrenos se contabilizan en cuenta separada y no son depreciables.

a) Registro contable de la depreciación: Para contabilizar la pérdida de valor de Propiedades , Planta y Equipo, por representar un gasto para la empresa, en el asiento de ajuste se registra así:

Ajuste por depreciación:

Gastos Depreciaciones xxxx(D)

Depreciación Acumulada xxxx(C)

b) Venta de Activos Fijos: Para determinar la utilidad o pérdida en la enajenación de Activos se procede así:

· Se determina el valor real:

Valor real = Costo adquisición – depreciación acumulada

· Se calcula la utilidad o pérdida:

Utilidad o pérdida = Precio de venta – valor real

Asiento de venta de Activos Fijos con depreciación acumulada:

Caja xxxx(D)

Deprecición Acumulada xxxx(D)

Cuenta Correspondiente xxxx(C)

Utilidad en venta xxxx(C)

6. Ajuste por amortización de Diferidos: Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlos en un período futuro y los servicios pagados en forma anticipada, contabilizados en la cuenta Gastos Pagados por Anticipado.
Una característica de los Diferidos es que a medida que se causan disminuyen, convirtiéndose en un Gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de Gastos y se acredita la cuenta del Diferido.

Gastos xxxx(D)

Cargos Diferidos xxxx(C)

7. Ajuste por amortización de Ingresos Diferidos: Los Ingresos Diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Este grupo de cuentas constituye un Pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de allí que se llame Pasivo Diferido y se contabiliza en la cuenta Ingresos Recibidos por Anticipado.
Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que trascurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso.

Asiento de Ajuste:

Ingresos recibidos por anticipado xxxx(D)

Ingresos - Cuenta correspondiente xxxx(C)

8. Ajustes por Ingresos por Cobrar: Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente.

Asiento de Ajuste:

Ingresos por Cobrar xxxx(D)

Ingresos - Cuenta respectiva xxxx(C)

9. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar: Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, se debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un Pasivo para la empresa.

Asiento de Ajuste:

Gastos - Cuenta Respectiva xxxx(D)

Costos y Gastos por Pagar xxxx(C)

10. Ajuste para Obligaciones Laborales: Con el fin de cuantificar el valor real de las Prestaciones Sociales a cargo de la empresa, al finalizar el período contable, se deben hacer los asientos de ajuste por este concepto.

· Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador. Se compara el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros.

· Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta Para Obligaciones Laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como contrapartida la cuenta de Gastos.

Contabilización de Ajustes:

Gastos de Personal xxxx(D)

Para Obligaciones Laborales xxxx(C)
Para Obligaciones Laborales xxxx(D)

Cuenta Correspondiente xxxx(C)

Para Obligaciones Laborales xxxx(D)

Gastos de Personal xxxx(C)

Para Obligaciones Laborales xxxx(D)

Cuenta Correspondiente xxxx(C)

° Capítulo 4 “Ajustes”

· ¿Qué es un Ajuste?: Son los saldos que no son reales de las cuentas y que es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento de ajuste. Debido a que al finalizar el período contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros.

· Contabilidad de Causación: Las transacciones o hechos económicos deben reconocerse en el período en el cual se realicen y no solamente cuando se efectúe el pago o se reciban los ingresos.

· Contabilidad de Caja: Consiste en reconocer como ingresos de un período las ventas y los servicios prestados al contado y como costos y gastos aquellos desembolsos efectivamente realizados en el período.

· Asociación de ingresos y egresos: Para poder determinar en forma razonable los resultados de un ejercicio, bien sea utilidad o pérdida, éstos deben asociarse a los ingresos devengados, y a los costos y gastos incurridos para producir esos ingresos, registrando cada uno en las cuentas de resultado.

· Asientos de Ajuste: Permiten registrar en los libros de contabilidad, los ingresos realizados pendientes de cobro, los gastos causados sin pagar, las asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el período corriente, causar el ingreso del período sobre los ingresos recibidos por anticipado, los gastos por depreciación, y la corrección de errores en los asientos contables. Permiten la actualización de los saldos de las diferentes cuentas y facilitan la preparación de estados financieros ajustados a la realidad.

Las transacciones que requieren ajustes son:

§ Los hechos económicos que no solamente afectan el período en el cual tienen lugar sino períodos posteriores, como las depreciaciones de activos.
§ Los gastos incurridos en el período que no hayan sido pagados.
§ Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas.
§ Corrección de errores y omisiones.
§ Reconocimiento de gatos financieros como diferencia en cambio, pérdida del poder adquisitivo de la moneda, etc.

· Clasificación de los Ajustes: Los asientos de ajuste tiene como finalidad:

§ Ajustar las diferentes cuentas para reparar estados financieros más acordes con la realidad económica.
§ Cumplir la norma técnica de la asociación de ingresos y egresos.
§ Registrar los hechos económicos que no se hayan reconocido.
§ Corregir los asientos incorrectos.

Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los ajustes se pueden clasificar en:

§ Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados:

- Ingresos realizados pendientes de cobro.
- Gastos acumulados causados por pagar.

§ Ajustes por ingresos y gastos diferidos o pre pagados:

- Ingresos diferidos.
- Gastos diferidos y pagados por anticipado.

§ Ajustes por depreciaciones y amortizaciones.

§ Corrección de errores y omisiones.

· Ajustes por ingresos y gastos acumulados

a. Ingresos realizados pendientes de cobro: Corresponden a aquellos servicios prestados por el ente económico durante un período contable, y que al final del mismo aún no han sido facturados o no se ha enviado al cuenta de cobro respectiva. Estos servicios deben ser reconocidos como ingresos operacionales del período.

b. Ajustes por gastos acumulados causados por pagar: Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un período contable pero que a la fecha de corte no se han reconocido. Esto puede ser ocasionado por no haberse enviado la factura o cuenta de cobro respectiva, y por lo tanto no han sido pagados. Estos gastos deben reconocerse como gastos del período, independientemente de la fecha de pago, elaborando una nota de contabilidad para el asiento de ajuste correspondiente.

c. Efecto de los ajustes por ingresos acumulados: El reconocimiento de los ingresos acumulados en el período en que se hayan realizado, tiene efectos en los estados de resultados así:

§ En el estado de resultados un aumento de los ingresos operacionales y no operacionales, incrementando la utilidad del ejercicio.
§ En el balance se origina un incremento en las cuentas por cobrar a clientes si es operacional o en la de ingresos por cobrar, si es no operacional.

d. Efecto de los ajustes en gastos acumulados: Reconocer un gasto causado que a la fecha de corte no se ha pagado, tiene en los estados financieros estos efectos:

§ En el estado de resultados un incremento en las cuentas de gastos, disminuyendo la utilidad operacional del ejercicio si es un gasto operacional o la utilidad antes de impuestos, si es un gasto no operacional.

§ En el balance general un incremento de los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar.

· Ajustes por ingresos y gastos diferidos o pre pagados:

a. Ajustes por ingresos diferidos: Las empresas, dentro del giro normal de los negocios, reciben dinero por concepto de servicios que se presentarán en el futuro o por ventas que se realizarán en otro período.

b. Ajuste por gastos diferidos: Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha efectuado la empresa por concepto de gastos pagados anticipadamente: Intereses, seguros, arrendamientos, etc.

c. Efecto de los ajustes por gastos e ingresos diferidos: El efecto en los estados financieros es el siguiente:
§ Incremento en la utilidad del ejercicio, se reconoce de un ingreso que puede ser operacional o no operacional.
§ Al incrementarse la utilidad, se incrementa también el valor del impuesto de renta.
§ Se disminuyen los pasivos, al amortizar el valor de los ingresos recibidos por anticipado.

· Ajustes por Depreciación: La depreciación se trata como un gasto, utilizando asientos de ajuste con efecto sobre los resultados operacionales del ente económico. Los activos considerados como propiedad, planta y equipo, contribuyen a la generación de ingresos mediante su uso.

a. Efectos de la depreciación en los estados financieros:
§ En el estado de resultados:
- Los gastos operacionales de administración, de ventas y los costos de producción se incrementan y se afectan los resultados del ejercicio.
- Se disminuye el valor de la utilidad, disminuyendo el valor de del impuesto de renta.

§ En el balance general:
- El reconocimiento del gasto por depreciación aumenta el valor de la depreciación acumulada, disminuyendo el valor neto en libros del activo, que corresponde a la diferencia entre el costo histórico ajustado menos la depreciación acumulada del activo.

· Amortización de los activos intangibles: Se amortizan según los mismos términos de la depreciación de la propiedad, planta y equipo.

El reconocimiento de esta amortización afecta los resultados del ejercicio:
§ En el estado de resultados, se incrementan los gastos operacionales.
§ El impuesto de renta se disminuye como consecuencia de la reducción de la utilidad del ejercicio.
§ En el balance general, disminuyen los activos intangibles (patentes) por el valor de la amortización.

· Ajustes por corrección de errores u omisiones: En el proceso de registro de la información contable es posible la comisión involuntaria de errores numéricos u omisión de transacciones en los libros de contabilidad. Estos errores pueden corregirse al final de cada período mediante notas contables que permitan registrar esos ajustes.

· Balance de Prueba Ajustado: Muestra los saldos de todas las cuentas de resultado y de balance debidamente ajustados, lo cual permite conocer los resultados obtenidos por el ente económico durante el período contable y la situación financiera al final del ejercicio, con cifras reales. Es un borrador que permite conocer los saldos de todas las cuentas, pero nunca reemplaza los estados financieros.